電子帳簿保存法（電子取引データの保存について）

はじめに

今回は電子帳簿保存法のうち、電子取引データの保存について見ていきたいと思います。
こちらは前回の記事で記載した３つの事項のうち、対応が必要な制度となりますので、企業にとって一番重要な内容となっています。どの企業にも影響がありますので、しっかりご確認いただきたけますと幸いです。

電子取引データ保存に関する概要

電子取引データの保存において、以下のルールを満たす必要があります。
①改ざん防止のための措置
②ディスプレイやプリンタを備えて税務職員に指定されたデータを速やかに出力できる
③日付・金額・取引先で検索できる
検索に関しては、日付や金額について範囲指定の検索が可能で、日付・金額・取引先は２つ以上の項目を組み合わせて検索できる必要があります。

①は一番重要な事項ですので後半でご説明いたします。②は文章そのままで、データをすぐ出力して見せられるようにしておければ大丈夫です。③の要件は、2年前の売上が5,000万円以下またはデータを日付と取引先ごとに整理して、書面で提出できる場合には不要ですが、税務職員からデータの依頼があった場合には対応できるようにしておく必要があります。

保存が必要な電子データとは

税法において保存が必要な書類（請求書・領収書・注文書・契約書・送り状など）について、データでやりとりした場合にはそのデータを保存する必要があります。データでやりとりしたものについての保存を求められていますが、紙でやりとりしているものについてはわざわざデータ化する必要はありません。（紙をデータ化していても保存の必要はありません。）

なお、データは受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存が必要となりますのでご注意ください。

改ざん防止のために必要な措置

電子データの保存については以下のような改ざん防止のための措置をとる必要があります。
・タイムスタンプの付与
・履歴が残るシステムを利用した授受と保存
・改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る

タイムスタンプの付与やシステム利用についてはコストがかかることに加え、業務フローの見直しも必要になってくることから取り組み辛い事業者の方が多いと思いますが、事務処理規定を作成して順守することで対応することもできます。規定のサンプルについては国税庁のホームページにありますので、参考になさってください。
なお、事務処理規定での対応に関しては、対象となる電子データの訂正や削除を行う場合、システム利用と違って自ら取り組む必要があり、履歴を残したりすることを忘れてしまう可能性がありますので、運用にはご注意ください。

電子取引データの保存の要件を満たせない場合

電子取引データについて、相当の理由があってかつデータをすぐ書面にて出力ができる場合には、これまで記載してきたような要件が不要になるという新たな猶予措置が出ました。そして、この「相当の理由」について国税庁のQ&Aが出されました。

内容をざっくり記載しますと、システムや社内のワークフローの整備が間に合わないような、自己の責任と言っても良いような内容も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合には、データの保存が不要とされています。このことにより中小企業や多くの個人事業主はすぐに電子取引データの保存要件を満たす必要は無いとも言えるかもしれまでん。ただ、このような事情を知っておいて、説明できるようにしておく必要はあると思います。

今後の対応について

電子取引データの保存について、少し詳しく記載してみました。電子帳簿保存法（の電子取引データの保存）については既に始まっている制度であり、色々な修正と新たな解釈が加えられながら現在に至っているため、全体像を把握するのはとても困難です。
新しい情報が反映されていない記事がインターネット上にたくさん残っていますので、いつ頃作成された記事なのか注意して読んでいただくか、しっかり説明してくれる税理士にご相談いただくのがおすすめです。ご自身で色々な情報に触れて、自社にとってどのような対応が一番良いかを考えていただけたらと思います。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。内容を分かりやすく伝えるために言い換えたり省略している箇所が多くありますので、詳しい対応はご契約されている税理士や、当事務所にご相談ください。
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