電子帳簿保存法とは（いつから始まるか）
電子帳簿保存法という言葉を聞いたことがあるでしょうか。2024（令和6年）1月1日から始まることが決まっている制度でして、「税法において保存が必要なもの（帳簿や請求書、領収書等の書類）を電子データにて保存することについて定められた制度」と言うのが適切だと思います。税法が作られた時代にはパソコンやデータといった概念も無く、紙で何でも対応することが当たり前でしたが、近年は電子データで対応するのが当たり前となってきましたので、時代に合わせた改正と言えるのではないでしょうか。
電子帳簿保存法は大きく３つの事項に分かれていますので、それぞれの制度についてざっくりと解説してみたいと思います。詳しく知りたい方は国税庁の特設サイトがありますのでご覧ください。
①電子帳簿保存（対応は任意です。）
最初から一貫してパソコン等で作成している帳簿（=会計データ）や国税に関する書類を紙では無くデータのまま保存することができます。さらに、一定の要件を満たして電子データを保存している場合（事前の届出書が必要です。）には、税務調査等での罰則が軽減されます。（過少申告加算減が5%軽減。）
以前はデータで保存すること自体に届出が必要だったこともあり、会計ソフトに入力された取引内容を紙でわざわざ印刷して保存しておくのが当たり前でした。現在も紙で保存されている事業者はまだまだ多いと思いますが、この制度によって紙での保存が不要となりました。
②スキャナ保存（対応は任意です。）
決算関係書類以外の関係書類（請求書や領収書等）は、その書類そのものを保存する代わりに、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データにて保存することができます。電子データとしての保存が認められるためには満たすべき要件がありますが、電子データで保存すれば書類の原本は保存する必要が無く、廃棄してしまって問題ありませんので、保存スペースや管理を気にしなくて良くなります。
企業の規模が大きくなってくると、書類の保管スペースがかなり取られてしまい、無駄な家賃や保管料を支払う必要が出てきてしまうため、うまく活用できれば書類管理の効率化とコスト削減の両方を満たすことができるようになります。
③電子取引データの保存（事業者は対応が必要です。）
保存義務がある書類（請求書や領収書等）を紙ではなく電子データでやり取りした場合（例えばメールで請求書を送付し、紙では発行していない場合）には、その電子データ（メールで送られた請求書のPDF等）を保存する必要があります。2024年1月から始まる、全ての事業者に対応が求められているのがこの制度となります。この制度はただ電子データを保存すれば良いのではなく、記録の改ざん防止や検索性が必要といった風に、事業主にとって負担となる細かな要件が定められています。
この制度の難しいところは、電子データの代わりに紙で保存することを認めていない点です。（例外はあります。）どのように対応したら良いかは会社によって変わりますので、制度開始に向けて情報収集を進めていただけたらと思います。
おわりに
今回は電子帳簿保存法についてざっくりと解説してみました。直近で対応しないといけない事項は③の電子取引データの保存になりますが、①や②も混同してしまっている方が少なからず見受けられますので、今自分が対応しなければいけない内容が何かをしっかり把握して確認するのが良いかと思います。
次回以降は①～③のそれぞれについて、より詳細に解説していく予定ですのでよろしくお願いいたします。
最後までお読みいただきましてありがとうございます。
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